Những điều cần biết cùng HPC: Kỹ năng viết email

Email từ rất lâu đã trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho chúng ta ngay cả khi công nghệ số đang phát triển mạnh mẽ. Email không chỉ là “kho” lưu trữ thông tin mà còn là 1 trong những phương tiện trao đổi thông tin. Vì vậy, thiếu những kỹ năng viết email cơ bản có thể dẫn đến việc người nhận đánh giá về bạn không chuyên nghiệp hay thậm chí không đọc hết nội dung email. Vậy làm thế nào để trình bày một Email chuyên nghiệp?

Tiêu đề mail

Là ấn tượng đầu tiên thu hút người nhận mail, vậy bạn cần chú ý điều gì?
Có 2 nhiệm vụ: Gây sự chú ý đối với người đọc và tóm tắt nội dung của toàn bộ mail. Người đọc dựa vào đó sẽ quyết định sẽ tiếp tục đọc hay không đọc nội dung thư của bạn. Do đó khi đặt tiêu đề bạn cần đảm bảo hai chức năng này. Nếu bạn gửi Email đại diện cho một công ty, doanh nghiệp thì tên của doanh nghiệp nên xuất hiện trong dòng tiêu đề để người đọc dễ nhận biết hơn.

Lời mở đầu và kết thúc Email viết sao cho chuyên nghiệp?Một trong các cách viết Email cho doanh nghiệp chuyên nghiệp rất quan trọng nữa là cách bạn chào hỏi, xưng hô với đối tác. Trong phần này, tuỳ vào mức độ thân thiết, cấp bậc hay tuổi tác của đối tượng mà bạn có thể đặt các lời chào khác nhau.

Đặc biệt, đối với lời chào, lời kết thúc Email bạn có thể viết bằng ngôn ngữ tiếng Anh, tiếng Việt đều được.
Một số ví dụ về lời chào thư và kết thúc thư:
Lời chào thư:
Dear Professor Smith,
Hello Ms. Nguyen,
Hi Hang,
To whom it may concern,
Dear members of the selection committee,
Hello everyone,
Chào anh/chị,
Gửi anh/chị
Em chào anh,
Lời kết thúc thư:
Best regards,
With regards,
Sincerely,
Respectfully yours,
Trân trọng,
Kính thư,

Định dạng văn bản chuyên nghiệp

Định dạng văn bản chuyên nghiệp: Đây là một trong những yếu tố để người nhận Email đánh giá con người bạn vậy cùng admin tìm hiểu cần lưu ý gì khi trình bày văn bản email nhé.

Trong nội dung Email, nếu muốn thu hút và thể hiện sự chuyên nghiệp, bạn cần phải định dạng chúng. Không có nguyên tắc nhất định cho việc định dạng, nhưng chúng tôi có thể gợi ý cho bạn một số cách giúp Email trông chuyên nghiệp hơn như sau:
Sử dụng dấu gạch ngang đầu dòng
Đánh số thứ tự đối với nội dung có nhiều hạng mục
Viết nghiêng một số cụm từ chuyên ngành
Viết hoa và bôi màu đối với các phần nội dung mà bạn muốn khách hàng chú ý đến.
In đậm các yếu tố quan trọng như tên công ty, tên người nhận…

Đối với nội dung có khối lượng nhiều, có nhiều phần cần trao đổi, bạn nên xuống dòng hay chia làm nhiều đoạn riêng lẻ để đỡ tạo cảm giác ngán ngẩm khi đọc mail của bạn. Các công ty, doanh nghiệp không thể dành quá nhiều thời gian cho một Email rườm rà, lòng vòng. Hãy chuyên nghiệp và súc tích!

Về các hình ảnh, tập tin đính kèm

Thông thường, khi gửi email chúng ta sẽ attached file trực tiếp vào email, nhưng đối với một số trường hợp file quá nặng (thường là hình ảnh) thì bạn có thể sử dụng file nén hoặc gửi link Google Drive. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng Google Docs, Yousendit.com, MediaFire.com… để tải file của mình lên đó và gửi đường link cho người nhận thay vì đính kèm file trong Email. Tuy nhiên, khi tải file lên các website trung gian, bạn cần chú ý về độ bảo mật – bạn có thể cài đặt Mật khẩu cho file.

Trong kĩ năng, cách viết Email cho doanh nghiệp chuyên nghiệp này thì lưu ý dành cho bạn là nên đặt tên file, tên tập tin rõ ràng để tránh tình trạng gửi nhầm file. Trong trường hợp số lượng file đính kèm quá nhiều, bạn nên đánh số thứ tự cho file hoặc tạo mục lục file đính kèm để người nhận tiện theo dõi.

Chữ ký trong Email

Chữ ký cũng là một phần cực kì quan trọng khi gửi Email cho doanh nghiệp. Thậm chí, trong nhiều trường hợp, các đơn vị công ty, doanh nghiệp sẽ căn cứ theo phần thông tin trong chữ ký này để liên hệ với bạn. Chữ ký càng rõ ràng, cung cấp đầy đủ thông tin thì bạn càng có cơ hội nhận được các hợp đồng và thiện chí hợp tác từ phía khách hàng hơn.

Khi thiết lập chữ ký trong Email bạn nên đảm bảo mình cung cấp đầy đủ các thông tin. Bên cạnh đó, nếu bạn là nhân viên các phòng ban đặc biệt như Sale, Marketing, PR… và thường xuyên làm việc với nhiều đối tác, bạn cũng có thể để số điện thoại bàn nội bộ của bạn hoặc số di động để đối tác tiện liên hệ.
Sử dụng hợp lý chức năng CC (Carbon Copy) và BCC (Blind Carbon Copy) trong Email.

Thông thường, nếu tên bạn ở dòng CC thì có nghĩa người gửi chỉ muốn cập nhật thông tin để bạn tham khảo. Bạn chú ý tránh trường hợp nhầm lẫn giữa CC (người tham khảo) và TO (người thực hiện các yêu cầu trong email nếu có).

Ví dụ: Bạn gửi Email cho nhân viên công ty A, chọn địa chỉ Email người đó ở phần “To” và “Cc” cho sếp quản lý của họ và sếp của bạn. Nghĩa là hai đối tượng quản lý sẽ theo dõi và góp ý cho các nội dung trao đổi, người trao đổi trực tiếp trong email này là bạn và nhân viên công ty A
Đối với trường hợp BCC, bạn rất cần chú ý trường hợp nào thực sự nên sử dụng, rất tránh các trường hợp gửi thông tin lén lút với ai đó trong công việc. Như tất cả chúng ta đã biết, một tiêu chuẩn khi làm việc là sự rõ ràng, minh bạch.

Đọc lại thư trước khi nhấn “Gửi”

Thao tác này không tốn của bạn quá nhiều thời gian, chỉ khoảng 2 – 3 phút thôi nhưng lại có hiệu quả rất lớn, đặc biệt là trong khi viết mail bạn có những sai sót về lỗi xưng hô hay sai chính tả. Nhiều trường hợp gọi “anh” thành “chị” hay ghi nhầm tên khách hàng trong Email cũng bắt nguồn từ lỗi không kiểm tra lại trước khi gửi. Do đó, tập thói quen kiểm tra, rà soát lại Email trước khi gửi sẽ giúp bạn tránh được những sai lầm không đáng có.

Sử dụng ngôi nhân xưng như thế nào là hợp lý?
Nếu bạn gửi Email đại diện cho cả công ty, doanh nghiệp của mình, chúng tôi gợi ý bạn nên sử dụng ngôi nhân xưng “chúng tôi”. “Chúng tôi” thể hiện sức mạnh tập thể, sự đoàn kết, sự trân trọng thành quả lao động có được từ một đội ngũ, không từ một cá nhân riêng biệt.
Bên cạnh đó, nếu bạn là cá nhân và đang gửi mail cho các doanh nghiệp, bạn có thể sử dụng “tôi” để thể hiện sự trang trọng.

Trong trường hợp bạn đã có mối quan hệ thân thiết, có quen biết với đối tượng gửi mail, bạn có thể xưng hô một cách thân thiện hơn, tuy nhiên việc gọi “anh/chị” có thể được ưu tiên thay vì gọi “đối tác” là “em” dù họ có nhỏ tuổi hơn bạn.

Nội dung email nên ngắn gọn

Cách viết email cho doanh nghiệp chuyên nghiệp là bạn hãy cố gắng soạn thảo nội dung càng ngắn càng tốt. Tập trung vào chủ đề cần truyền tải, không dài dòng, lan man… trừ khi mail đó dùng để giải trình hoặc nêu nguyên nhân sự việc. Ngắn gọn chính là điểm khác biệt lớn nhất giữa email doanh nghiệp và email cá nhân.

Trên đây là một số yếu tố bạn cần lưu ý để có thể thiết lập nội dung Email cho doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp và hoàn hảo. Nếu bạn có các thắc mắc liên quan đến việc thiết lập hệ thống Email cho doanh nghiệp, bạn có thể liên hệ với bộ phận Kinh doanh của chúng tôi để được tư vấn cụ thể.